W LibreOffice Impress można przygotować prezentację bez abonamentu i bez stałego połączenia z internetem. Najwygodniej zachować plik roboczy w formacie ODP, zbudować powtarzalny wygląd na slajdzie wzorcowym, a dopiero na końcu przygotować PDF lub kopię PPTX dla odbiorcy. O jakości technicznej decydują przede wszystkim poprawnie użyte pola tekstowe, osadzone ilustracje, sprawdzone przejścia oraz próba na urządzeniu, z którego będzie wyświetlany pokaz.
Poniższy poradnik skupia się na obsłudze programu. Jako przykład posłuży ośmioslajdowa prezentacja „Nasza rodzinna wyprawa”, zawierająca plan dnia, schemat trasy, ilustrację, tabelę i krótkie podsumowanie. Wszystkie liczby w ćwiczeniu są umowne. Ten sam zestaw czynności przyda się do referatu szkolnego, przedstawienia projektu albo domowego quizu. Nazwy poleceń odpowiadają klasycznemu paskowi menu; wygląd paneli może nieco różnić się między wydaniami i językami interfejsu.
Uruchomienie Impress i pierwszy plik roboczy
Po otwarciu centrum LibreOffice wybierz prezentację Impress. Jeżeli działa już inny moduł pakietu, użyj Plik, Nowy, Prezentacja, czyli File, New, Presentation w angielskim interfejsie. Pojawiające się okno szablonów można zamknąć, aby rozpocząć od pustego dokumentu. Na pierwsze ćwiczenie nie potrzeba pobierania dodatkowego motywu. Pusta prezentacja pozwala łatwo zauważyć, które ustawienia pochodzą od autora, a które zostały odziedziczone z gotowego projektu.
Od razu wybierz Plik, Zapisz jako i nadaj plikowi nazwę rodzinna-wyprawa-robocza.odp. Umieść go w osobnym folderze razem z materiałami do pokazu. ODP jest rodzimym formatem prezentacji OpenDocument, odpowiednim do dalszej pracy w Impress. Samo zapisanie podanej nazwy w polu tekstowym nie wystarczy, jeśli jako typ pliku pozostawiono inny format. Przed zatwierdzeniem sprawdź zarówno nazwę, jak i wybrany typ dokumentu.
Przycisk zapisu i zwykłe Ctrl + S aktualizują bieżący plik. Polecenie Zapisz jako tworzy możliwość zapisania pod inną nazwą albo w innym formacie. To ważne rozróżnienie przy oddawaniu zadania: wersję roboczą zachowujemy, a wersję przeznaczoną do wysłania nazywamy osobno. Można przygotować plik rodzinna-wyprawa-do-pokazu.odp, gdy praca została zamknięta. Dzięki temu eksperyment z animacją nie zastąpi niepostrzeżenie jedynej sprawdzonej wersji prezentacji.
Warto po pierwszym zapisie zamknąć dokument i ponownie otworzyć go z przygotowanego folderu. To prosta próba ustalająca, gdzie naprawdę znajduje się plik. Lista ostatnich dokumentów bywa wygodna, lecz nie zastępuje rozpoznania lokalizacji. Jeśli komputer korzysta z synchronizowanego pulpitu lub katalogu szkolnego, trzeba również wiedzieć, czy prezentacja jest dostępna lokalnie. Do pracy bez internetu potrzebny jest rzeczywisty plik na urządzeniu, a nie wyłącznie odwołanie do kopii przechowywanej zdalnie.
Trzy części okna i przywracanie znikniętych paneli
Z lewej strony zwykle znajduje się panel miniaturek slajdów, na środku obszar roboczy, a po prawej panel boczny z właściwościami i dodatkowymi narzędziami. Kliknięcie miniatury wybiera slajd do edycji. Kliknięcie obiektu na środku wybiera konkretny tekst, obraz lub kształt. Są to dwa różne poziomy zaznaczenia. Zanim zostanie naciśnięty Delete, warto spojrzeć, czy aktywna jest miniatura całego slajdu, czy tylko niepotrzebny prostokąt na jego powierzchni.
Jeżeli miniatury zniknęły, przywróć je przez Widok, Panel slajdów, czyli View, Slide Pane. Panel po prawej włącza się przez Widok, Panel boczny, czyli View, Sidebar. Zamykanie tych części nie usuwa zawartości dokumentu. Początkujący nie musi więc cofać ostatnich dziesięciu działań ani ponownie instalować programu. Najpierw należy sprawdzić widoczność paneli. Czasami zostały tylko zwinięte uchwytem na pionowej granicy i wystarczy ponownie go kliknąć.
Panel boczny zmienia zawartość zależnie od zaznaczenia. Po wybraniu całego slajdu pokazuje między innymi jego właściwości i układy. Po kliknięciu tekstu może prezentować narzędzia formatowania liter i akapitów. Po zaznaczeniu obrazu pojawiają się możliwości dotyczące grafiki. Jeśli poszukiwana funkcja zniknęła, sprawdź najpierw aktywny obiekt. Zmiana kontekstu jest częścią działania programu, a nie dowodem, że potrzebne narzędzie zostało usunięte z własnej wersji LibreOffice.
Do zwykłej edycji służy Widok, Normalny. Sortowanie slajdów pokazuje wiele miniaturek naraz, Notatki pozwalają dopisywać treść dla prowadzącego, a Konspekt ułatwia oglądanie struktury tekstowej. Nie trzeba wybierać jednego widoku na cały projekt. W ćwiczeniu najpierw zbudujemy slajdy w widoku normalnym, potem sprawdzimy ich kolejność w sortowaniu, a przed próbą pokazu dopiszemy notatki. Każdy widok jest innym sposobem pracy z tym samym dokumentem.
Format ekranu i wielkość slajdu
Przed wstawieniem wielu elementów otwórz Slajd, Właściwości slajdu. W części dotyczącej formatu wybierz proporcje właściwe dla planowanego ekranu. Współczesny szeroki monitor często odpowiada formatowi 16:9, natomiast niektóre starsze projektory i przygotowane materiały wykorzystują 4:3. Nie należy zgadywać na podstawie wyglądu obudowy urządzenia. Jeżeli dostępne są wymagania szkoły lub organizatora, stanowią lepszy punkt wyjścia niż automatycznie przyjęty szablon.
W naszym ćwiczeniu wybierz 16:9 i orientację poziomą. Następnie dodaj na próbę tytuł oraz prostokąt blisko prawej krawędzi. Po zmianie proporcji obejrzyj ich położenie. To pokazuje, dlaczego format warto ustalić wcześnie: późniejsze przekształcenie całej prezentacji może wymagać poprawienia ramek, odstępów i ilustracji. Nie ma potrzeby zostawiania go na ostatnie pięć minut przed wysyłką. Po wybraniu właściwych proporcji zapisz dokument ponownie.
Wymiary slajdu podawane w centymetrach opisują powierzchnię projektu, a nie fizyczną wielkość obrazu wyświetlanego na ścianie. Prezentacja o szerokości kilkudziesięciu centymetrów może wypełnić ekran projektora znacznie większy od monitora. Osobno należy ocenić wielkość liter widzianych z końca pomieszczenia. Powiększenie widoku roboczego do dwustu procent nie zwiększa tekstu podczas pokazu; zmienia jedynie sposób oglądania dokumentu przez osobę, która właśnie go edytuje.
Gdy planowany jest także wydruk, nie trzeba od razu zmieniać formatu wszystkich slajdów na kartkę A4. Materiały informacyjne i eksport PDF dają inne możliwości przygotowania kopii. Dla pokazu zachowaj proporcje ekranu, a sposób rozmieszczenia slajdów na papierze ustaw dopiero podczas drukowania. Pozwala to uniknąć sytuacji, w której prezentacja została dopasowana do drukarki, ale podczas wystąpienia otaczają ją szerokie puste pasy i zmniejszona treść jest trudniejsza do odczytania.
Dodawanie slajdów i wybór gotowego układu
Pierwszy slajd otrzyma tytuł „Nasza rodzinna wyprawa” oraz podtytuł „Pomysł na wspólny dzień”. W panelu właściwości wybierz układ tytułowy, następnie kliknij w odpowiednie pola i wpisz oba teksty. Korzystanie z pól przewidzianych w układzie ułatwia późniejsze zachowanie wspólnego formatowania. Nie trzeba zastępować każdego z nich ręcznie narysowaną ramką. Puste pole opisane zachętą do wpisania treści jest miejscem edycji, a nie tekstem, który należy usuwać litera po literze.
Kolejny slajd dodaj poleceniem Slajd, Nowy slajd. W układach wybierz tytuł i zawartość, a następnie wpisz nagłówek „Co planujemy?”. W polu treści dodaj trzy umowne punkty: spacer, wspólny posiłek i obserwowanie przyrody. To ćwiczenie obsługi programu, więc nie potrzeba tutaj rozbudowanego referatu. Sprawdź przede wszystkim, jak zachowuje się pole po naciśnięciu Enter oraz czy nowy punkt otrzymuje taki sam wygląd jak poprzedni.
Zaznacz trzeci slajd i porównaj układ z dwiema kolumnami z układem zawierającym jeden duży obszar. Układ określa rozmieszczenie miejsc na treść, natomiast wzorzec odpowiada za wspólne cechy wyglądu. Zmiana układu nie jest tym samym co wybór nowego motywu. Przy dużym obrazie wygodniejsza może być jedna szeroka powierzchnia, a przy zestawieniu dwóch wariantów dwa sąsiednie obszary. Wybór powinien wynikać z rodzaju obiektów, które rzeczywiście zostaną dodane.
Po zmianie układu obejrzyj istniejące elementy. Program próbuje dopasować zawartość, ale ręcznie przesunięte obiekty i nietypowe kombinacje mogą wymagać korekty. Najlepiej najpierw wybrać właściwy układ, następnie wypełnić go i dopiero potem wykonywać drobne poprawki rozmieszczenia. Jeśli wynik jest nieudany, świeżą zmianę można cofnąć. Nie należy nakładać wielu pustych ramek na siebie tylko po to, aby zakryć problem powstały przy wcześniejszym przekształceniu slajdu.
Slajd wzorcowy i wspólny wygląd całej prezentacji
Wybierz Widok, Slajd wzorcowy, czyli View, Master Slide. W tym trybie edytujemy podstawę wyglądu slajdów korzystających z danego wzorca. Można zmienić położenie obszaru tytułu, jego krój pisma i kolor, dodać prostą linię albo element identyfikujący projekt. W ćwiczeniu ustaw jasne tło, ciemny tytuł i niewielki zielony akcent. Efekt powinien służyć wielu slajdom, dlatego na wzorcu nie wpisujemy osobnego opisu jednej konkretnej wycieczki.
Zaznacz obszar tytułu na wzorcu i zmień jego formatowanie. Następnie zamknij widok wzorca albo wybierz Widok, Normalny. Sprawdź dwa slajdy korzystające z tej samej podstawy. Jeśli oba otrzymały wspólny wygląd, udało się odróżnić zmianę globalną od lokalnej. To oszczędza czas przy późniejszej korekcie: zamiast poprawiać ręcznie piętnaście nagłówków można zmienić właściwe ustawienie wzorca. Warunkiem jest korzystanie z odpowiadających mu pól i zachowanie spójnego formatowania.
Nie każdy ręcznie nadany wygląd zniknie po zmianie wzorca. Jeżeli na jednym slajdzie zmieniono kolor liter bezpośrednio, ta lokalna poprawka może pozostać i zasłonić efekt ustawienia ogólnego. W takiej sytuacji przydaje się Format, Wyczyść formatowanie bezpośrednie, czyli Clear Direct Formatting. Przed użyciem warto rozpoznać zakres zaznaczenia. Usuwamy niepotrzebne odstępstwo, a nie treść slajdu. To częsta przyczyna pozornej niespójności, którą łatwiej naprawić świadomie niż kolejnymi ręcznymi zmianami.
W jednej prezentacji można użyć więcej niż jednego wzorca, ale pierwszy projekt zwykle tego nie wymaga. Osobny wzorzec bywa przydatny dla działu z pełnoekranową fotografią, nie powinien jednak powstawać przypadkowo przy każdej kopii slajdu. Po zakończeniu pracy zawsze wróć do widoku normalnego. Jeżeli podczas próby wpisania zwykłej treści zmienia się element pojawiający się wszędzie, sprawdź, czy nadal nie jest otwarty widok wzorcowy. To ważniejsza diagnoza niż ponowne przepisywanie całej prezentacji.
Ramka tekstowa, zaznaczenie obiektu i edycja liter
W Impress pojedyncze kliknięcie ramki może zaznaczać obiekt, a wejście do jego wnętrza pozwala edytować tekst. W pierwszej sytuacji zmieniamy rozmiar i położenie całego pola, w drugiej zaznaczamy litery oraz akapity. Różnicę widać po uchwytach na obwodzie i kursorze tekstowym. Aby przesunąć pole, złap jego krawędź, a nie środek zdania. Jeśli zamiast ruchu pojawia się zaznaczenie kilku słów, aktywny jest tryb edycji tekstu.
Dodatkowe pole dodaje się poleceniem Wstaw, Pole tekstowe, czyli Insert, Text Box. Narysuj obszar pod ilustracją i wpisz podpis „Miejsce na zdjęcie z wycieczki”. Taki obiekt jest niezależny od tytułu przewidzianego w układzie. Można go umieścić dokładnie tam, gdzie jest potrzebny, lecz jego formatowanie wymaga własnej uwagi. Podpis nie powinien udawać głównego tytułu slajdu tylko dlatego, że łatwiej było wstawić kolejną ramkę niż poprawić właściwe pole nagłówka.
Przy wklejaniu tekstu z dokumentu użyj w razie potrzeby wklejania specjalnego jako tekst niesformatowany. Wtedy nie przeniesie się przypadkowy krój pisma, rozmiar ani kolor z innego programu. Po wklejeniu nadaj wygląd zgodny z prezentacją. Trzeba jednocześnie sprawdzić, czy nie zniknęły potrzebne wyróżnienia lub znaki. Wklejanie bez formatowania porządkuje wygląd, ale nie rozpoznaje sensu cytatu ani nie poprawia błędów merytorycznych w przenoszonej treści.
Przykładowy tytuł może mieć trzydzieści sześć punktów, a główny tekst dwadzieścia osiem, lecz są to ustawienia startowe, nie gwarancja czytelności w każdej sali. Obejrzyj slajd w pokazie i z rozsądnej odległości. Jeżeli tekst nie mieści się w ramce, najpierw sprawdź jej szerokość i podział materiału. Automatyczne zmniejszenie wszystkich liter do kilkunastu punktów często ukrywa problem przepełnienia podczas edycji, a ujawnia go dopiero przy wyświetlaniu na projektorze.
Listy, wcięcia i odstępy między akapitami
W slajdzie „Co planujemy?” kliknij w listę i dodaj kolejny punkt klawiszem Enter. Zmianę poziomu listy wykonuj narzędziami zwiększenia i zmniejszenia wcięcia lub poziomu, zamiast wpisywać na początku wiele spacji. Wtedy podrzędny punkt pozostaje częścią uporządkowanej struktury. Przykładowo pod „Spacer” można dopisać „krótka trasa” oraz „miejsce odpoczynku”. To ćwiczenie hierarchii, którą później łatwo zmienić bez ręcznego usuwania przypadkowych odstępów przed każdym wierszem.
Nie należy mylić końca akapitu z ręcznym przejściem do nowego wiersza. Enter tworzy nowy akapit i zwykle kolejny punkt, natomiast Shift + Enter pozwala kontynuować ten sam punkt w nowej linii. Jeżeli opis jednego elementu został podzielony tylko dla lepszego wyglądu, drugi sposób może być właściwy. Gdy jednak powstaje osobna myśl, lepiej zachować oddzielny punkt. Takie rozróżnienie pomaga również przy późniejszym przypisywaniu animacji do poszczególnych akapitów.
Odległości między punktami ustawiaj przez właściwości akapitu, a nie kilkoma pustymi wierszami. Wybierz odpowiedni tekst i otwórz Format, Akapit lub odpowiadający mu panel. Porównaj odstęp poniżej akapitu z interlinią wewnątrz jednego punktu. Pierwszy oddziela elementy listy, druga reguluje odległość między liniami tego samego tekstu. Pomylenie obu wartości daje nieproporcjonalny rezultat: rozciągnięty dwuwierszowy punkt, ale niemal sklejone sąsiednie pozycje.
W ćwiczeniu można ustawić trzy równorzędne punkty i jeden podpunkt tylko pod pierwszym. Następnie przełącz się do pokazu i zobacz, czy struktura jest oczywista bez tłumaczenia. To przydatniejszy sprawdzian niż ocenianie samego wyglądu przy bardzo dużym powiększeniu. Jeżeli przypadkowo zmienił się poziom całej listy, cofnij zmianę i sprawdź zakres zaznaczenia. Program wykonuje polecenie na wybranych akapitach, nie odgaduje, który z nich autor zamierzał poprawić.
Wstawienie obrazu, osadzenie pliku i proporcje
Na slajdzie „Co zobaczymy?” wybierz Wstaw, Obraz i wskaż własną ilustrację z przygotowanego folderu. Jeśli okno proponuje wstawienie jako łącze, dla samodzielnej prezentacji przeznaczonej do przenoszenia zwykle wygodniejsze jest osadzenie obrazu. Łącze odwołuje się do osobnego pliku, którego położenie trzeba zachować. Osadzona grafika staje się częścią dokumentu. To rozróżnienie wyjaśnia, dlaczego obraz widoczny na domowym komputerze może zniknąć po wysłaniu samego pliku prezentacji do innej osoby.
Zaznacz obraz i zmień jego wielkość, zachowując proporcje. W oknie Pozycja i rozmiar można powiązać szerokość z wysokością, aby fotografia nie została rozciągnięta tylko w jednym kierunku. Jeśli twarz lub koło wygląda nienaturalnie szeroko, cofnij zmianę i sprawdź to ustawienie. Rozciąganie zdjęcia do dowolnego prostokąta nie jest kadrowaniem. Jedno zmienia kształt przedstawionych obiektów, drugie wybiera fragment oryginalnego obrazu bez takiego zniekształcenia.
Do obcięcia zbędnych brzegów użyj funkcji przycinania dostępnej dla zaznaczonego obrazu, między innymi w menu kontekstowym. Ustaw kadr tak, aby główny obiekt pozostał czytelny. Przykładowo fotografia pionowa może otrzymać szeroki kadr, ale straci wtedy część góry i dołu. Jeśli ważny fragment nie mieści się w proponowanym miejscu, lepiej zmienić układ slajdu. Narzędzie kadrowania nie odtworzy informacji, której nie ma na zdjęciu poza granicami oryginalnego ujęcia.
Duże fotografie można kompresować odpowiednim poleceniem obrazu, pracując na kopii dokumentu. Przed zmniejszaniem zachowaj oryginały poza prezentacją. Dobór rozdzielczości zależy od tego, czy obraz ma zajmować cały ekran, czy tylko niewielki fragment. Po kompresji obejrzyj szczegóły w rzeczywistym rozmiarze pokazu. Mały plik jest wygodny do wysłania, ale zbyt mocne pogorszenie czytelności mapy lub podpisów odbiera sens materiałowi. Własne zdjęcia nie wymagają publikowania ich w internecie, aby wykorzystać je lokalnie w Impress.
Pozycja, wyrównanie i kolejność nakładania obiektów
Na slajdzie z planem dodaj trzy jednakowe prostokąty oznaczające kolejne części wyprawy. Zamiast rysować każdy osobno, przygotuj jeden poprawny obiekt, skopiuj go i zmień podpisy. Wymiary można ustawić liczbowo przez Format, Pozycja i rozmiar lub menu kontekstowe. Przykładowa szerokość sześciu centymetrów i wysokość dwóch centymetrów ułatwią porównanie efektu. Same liczby są umowne, lecz wspólny rozmiar pozwala zauważyć różnicę między świadomym układem a przypadkowym rozmieszczeniem.
Zaznacz kilka obiektów, przytrzymując Shift podczas klikania, a następnie użyj wyrównania. Wyrównanie do góry ustawia ich górne krawędzie na wspólnym poziomie, nie zmieniając treści. Rozmieszczenie równych odstępów jest osobnym działaniem. Jeśli prostokąty mają układać się w poziomy plan, potrzebne mogą być oba polecenia: najpierw wspólna wysokość, potem jednakowe przerwy. Przeciąganie każdego obiektu na oko bywa wolniejsze i daje mniej przewidywalny wynik przy kolejnej zmianie rozmiaru.
Gdy obraz przykrywa podpis, sprawdź kolejność obiektów. Polecenia rozmieszczenia, takie jak Przenieś na wierzch lub Przenieś na spód, zmieniają stos, a nie fizyczne położenie na powierzchni slajdu. Przezroczysty środek nie zawsze oznacza, że łatwo zaznaczyć obiekt znajdujący się niżej. Pomocna może być nawigacja klawiszem Tab między obiektami albo wybór z Nawigatora. Nadawanie czytelnych nazw większym elementom dodatkowo ułatwia pracę przy złożonym slajdzie z wieloma nakładającymi się częściami.
Po ustawieniu podpisu i odpowiadającego mu kształtu można je zgrupować, aby przesuwały się razem. Grupa nie jest trwałym scaleniem w obraz: można ją później rozgrupować i edytować składniki. Trzeba jednak odróżnić zaznaczenie kilku obiektów od rzeczywistego utworzenia grupy. Zaznaczenie znika po kliknięciu pustego miejsca. Jeśli wspólne przesunięcie ma być powtarzane, grupa jest bardziej przewidywalna. Nie warto natomiast grupować wszystkich slajdowych elementów tylko po to, aby uniknąć rozpoznania ich funkcji.
Schemat trasy z kształtów i łączników
Wstaw trzy kształty z podpisami „Start”, „Polana” i „Powrót”. Ułóż je na slajdzie w czytelnej kolejności. Następnie wybierz narzędzie łącznika, a nie zwykłą linię, i połącz odpowiednie obiekty w ich punktach przyłączenia. Różnicę łatwo sprawdzić: przesuń środkowy prostokąt i zobacz, czy połączenia podążają za nim. Właśnie ta zależność jest przydatna w schematach. Zwykła kreska pozostawiona w tym samym miejscu może po zmianie układu wskazywać pustą przestrzeń.
Jeśli końcówka nie łączy się z wybranym kształtem, przybliż widok i ponownie wybierz punkt przyłączenia. Nie wystarczy, że linia optycznie dotyka brzegu. Po ustawieniu wykonaj kontrolne przesunięcie, a później je cofnij. To krótki test rzeczywistego powiązania. Można również wybrać rodzaj łącznika, na przykład prosty albo łamany, zależnie od układu. W pierwszym ćwiczeniu wystarczą trzy elementy i dwie relacje, bez rozbudowanej sieci strzałek biegnących w wielu kierunkach.
Na strzałce można umieścić krótki opis, na przykład „odcinek A”, jeśli jest potrzebny do zrozumienia rysunku. Nie należy dopisywać niezweryfikowanego czasu przejścia tylko dlatego, że obiekt przypomina mapę. Nasz schemat jest modelem organizacji, a nie źródłem informacji terenowych. Przy prawdziwym planie wyprawy dane trzeba oprzeć na rzeczywistej trasie. W programie ćwiczymy sposób przedstawiania relacji, nie wyznaczanie bezpiecznego szlaku ani ocenę trudności marszu dla konkretnej rodziny.
Po skończeniu obejrzyj schemat w pełnym pokazie. Sprawdź kierunek grotów, czytelność podpisów i zachowanie połączeń po niewielkiej zmianie położenia elementów. Jeśli strzałki przecinają tekst, popraw układ lub wybierz inną drogę łącznika. Zmniejszanie wszystkich liter rzadko rozwiązuje problem. Często wystarczy większy odstęp między trzema kształtami. Schemat wykonany z edytowalnych obiektów można później dostosować do innego projektu, zmieniając podpisy bez ponownego rysowania całej konstrukcji od początku.
Tabela i prosty wykres na umownych danych
Do zestawienia informacji wybierz Wstaw, Tabela. W ćwiczeniu przygotuj trzy kolumny opisane jako „Część dnia”, „Pomysł” i „Materiały” oraz cztery wiersze, wliczając nagłówek. Wpisz krótkie przykłady, takie jak „Rano”, „Spacer” i „Mapa”. Tabela pozostaje obiektem z komórkami, więc nie trzeba wyrównywać kolumn tabulatorami w zwykłym polu tekstowym. Szerokość kolumn można dopasować do zawartości. Najdłuższy opis powinien otrzymać więcej miejsca niż krótka etykieta czasu.
Przy zmianie rozmiaru całej tabeli sprawdź, czy tekst nadal się mieści i nie został podzielony na wiele wąskich wierszy. Komórki można formatować, lecz nadmiar ramek i kolorów utrudnia porównywanie informacji. Nagłówek powinien wyraźnie odróżniać się od danych. Jeżeli tabela wymaga kilkunastu długich wierszy, warto rozdzielić ją na kilka slajdów lub przygotować osobny materiał. Impress pozwala umieścić dużo treści, ale nie sprawia automatycznie, że będzie czytelna z dalszej części sali.
Wykres wstawia się osobnym poleceniem Wstaw, Wykres. Program może początkowo pokazać przykładowe wartości, które trzeba zastąpić własnymi przez Widok, Tabela danych wykresu w jego trybie edycji. Nie należy pozostawiać tych liczb jako rzekomego wyniku rodzinnej ankiety. Do ćwiczenia można jawnie użyć umownych głosów: trzy za spacerem, dwa za muzeum i jeden za pracą plastyczną. Podpis slajdu powinien wskazywać, że są to dane przykładowe.
W takim zestawieniu prosty wykres słupkowy pokaże porównanie bez potrzeby przestrzennych ozdobników. Sprawdź nazwy kategorii, skalę osi i zgodność wysokości słupków z tabelą. Dwukrotne kliknięcie wykresu zwykle wprowadza do edycji jego elementów, natomiast pojedyncze zaznaczenie pozwala przesuwać cały obiekt. Gdy zamiast zmiany tytułu przesuwa się cały wykres, trzeba najpierw wejść w odpowiedni tryb. Po zakończeniu kliknij poza nim, aby wrócić do zwykłej pracy ze slajdem.
Kopiowanie, zmiana kolejności i ukrywanie slajdów
Gdy jeden slajd ma poprawnie ustawiony tytuł, podpis i ilustrację, można go powielić poleceniem Duplikuj slajd z menu kontekstowego miniatury. Kopia zachowa zawartość, więc od razu zmień tekst i obraz, aby nie pozostawić dwóch pozornie nowych, identycznych części. Powielanie jest szczególnie wygodne dla serii porównań o wspólnym układzie. Nie zastępuje jednak wzorca: późniejsza ręczna poprawka pierwszego egzemplarza nie musi automatycznie zmienić wszystkich utworzonych wcześniej kopii.
Otwórz Widok, Sortowanie slajdów i obejrzyj całość. Przygotowany zestaw może mieć kolejno: tytuł, plan, schemat trasy, ilustrację, tabelę, wykres, podsumowanie i zakończenie. Przeciągnięcie miniatury zmieni kolejność. Obserwuj miejsce wstawienia, a po puszczeniu myszy sprawdź sąsiedztwo slajdów. Jeśli dokument zawiera odwołania wewnętrzne lub zaplanowane przejścia, późniejsza zmiana układu wymaga dodatkowej próby. Samo przesunięcie miniatury nie potwierdza poprawności wszystkich zależności w prezentacji.
Niepotrzebny podczas jednego wystąpienia slajd można ukryć zamiast usuwać. Menu kontekstowe miniatury udostępnia polecenie pokazania lub ukrycia, a oznaczenie slajdu pozwala rozpoznać ten stan. Ukryty slajd nadal znajduje się w dokumencie. Nie jest więc sposobem na usunięcie poufnego materiału przed przekazaniem pliku innej osobie. Odbiorca otwierający prezentację do edycji może zobaczyć jej zawartość, a eksport ma własne ustawienia dotyczące uwzględniania takich slajdów.
Jeżeli po uruchomieniu pokazu brakuje części materiału, sprawdź stan ukrycia oraz ustawienia pokazu. Nie dopisuj od razu brakującego slajdu ponownie, ponieważ powstaną dwie kopie. Przy dłuższej prezentacji warto również nadawać slajdom rozpoznawalne nazwy, zamiast polegać wyłącznie na numerach. Numer zmienia się po przesunięciu, natomiast opis „Tabela materiałów” nadal wskazuje konkretną część. To pomaga podczas późniejszego wyboru celu interakcji i porządkowania dokumentu przed ostatecznym zapisem.
Numeracja, stopka i data bez ręcznego wpisywania
Numer slajdu najlepiej wstawiać jako pole, a nie stały tekst powielany na każdej stronie. Odpowiednie ustawienia otwiera między innymi Wstaw, Numer strony lub polecenie nagłówka i stopki, zależnie od wersji interfejsu. W oknie należy włączyć numer slajdu i zdecydować, czy zmiana ma dotyczyć bieżącej części, czy wszystkich. Warto od razu sprawdzić pierwszy, środkowy i ostatni slajd. Prawidłowa numeracja powinna reagować na zmianę kolejności materiału.
W tym samym obszarze można ustawić krótki tekst stopki, na przykład „Projekt rodzinny”, oraz zdecydować o widoczności na pierwszym slajdzie. Nie trzeba wpisywać tam nazwisk ani danych kontaktowych tylko dlatego, że przygotowany szablon ma wolne miejsce. Stopka ma rozpoznawalną funkcję porządkową. Jeśli zawiera zbyt długi tekst, może wejść pod inne elementy. Wtedy lepiej skrócić zawartość albo poprawić odpowiednie pole na wzorcu niż zmniejszać ją do nieczytelnego rozmiaru.
Data może być stała lub aktualizowana automatycznie. Dla szkolnego projektu oddawanego konkretnego dnia zwykle bardziej przewidywalna jest data wpisana świadomie. Automatyczna może zmienić się po późniejszym otwarciu dokumentu i sugerować inny termin przygotowania materiału. To nie błąd programu, lecz wybrana funkcja pola. Jeżeli data ma znaczenie dla interpretacji danych, trzeba odróżnić dzień prezentacji, dzień ich zebrania i dzień ostatniej zmiany pliku, zamiast oznaczać wszystko jednym przypadkowym polem.
Jeżeli włączona numeracja nie jest widoczna, sprawdź odpowiednie elementy wzorca oraz ustawienia stopki dla slajdu. Miejsce na pole może być wyłączone albo zasłonięte obiektem. Nie warto od razu wpisywać numeru ręcznie, ponieważ utraci się automatyczne przeliczanie po przesunięciu. Dobrym testem jest dodanie tymczasowego slajdu przed ostatnim i sprawdzenie numerów, a następnie cofnięcie operacji. W ten sposób można potwierdzić działanie pola na małej zmianie, bez przebudowy całego pokazu.
Notatki dla prowadzącego i informacje poza slajdem
Przejdź do Widok, Notatki. Zobaczysz slajd oraz miejsce na tekst pomocniczy. Pod slajdem ze schematem dopisz na przykład „Wyjaśnić, że rysunek pokazuje kolejność przystanków, a nie odległości”. Te słowa nie muszą pojawiać się na ekranie dla publiczności. Notatki przechowują rozwinięcie wypowiedzi, wskazówki organizacyjne i informacje, których autor nie chce umieszczać w dużej ilości na samym slajdzie. Pozostają jednak częścią dokumentu przeznaczonego do edycji.
Notatki można wykorzystać podczas próby oraz w konsoli prezentera, jeśli dostępna jest właściwa konfiguracja ekranów. Nie należy zakładać, że ukryją się przed każdą formą udostępniania. Przekazanie całego ODP daje odbiorcy dostęp także do tej części pracy. Podobnie eksport PDF może zawierać strony notatek, jeśli zostanie wybrana odpowiednia opcja. Przed wysyłką należy sprawdzić faktyczny wynik eksportu, a nie kierować się wyłącznie tym, co zwykle było widoczne w pełnoekranowym pokazie.
Dla każdego slajdu można przygotować dwa lub trzy krótkie przypomnienia, zamiast całego przemówienia. W ćwiczeniu przy tabeli dopisz, że wartości są umowne, a przy ilustracji nazwę własnego materiału. Takie notatki pomagają zachować właściwy opis podczas wystąpienia. Jeżeli potrzebny jest pełny scenariusz, warto równolegle zachować czytelny dokument tekstowy. Małe pole notatek nie zawsze jest wygodne do opracowywania wielostronicowej wypowiedzi i szczegółowych poprawek redakcyjnych.
Po dopisaniu informacji wróć do widoku normalnego i uruchom krótki pokaz. Sprawdź, czy treść przeznaczona tylko dla prowadzącego nie została omyłkowo wpisana w zwykłą ramkę na slajdzie. W obu miejscach można wprowadzać tekst, ale skutek jest inny. Wspólne przygotowanie prezentacji przez rodzica i dziecko dobrze wykorzystać do rozróżnienia tych warstw. Osoba oglądająca ma zobaczyć uporządkowany materiał, a prowadzący powinien mieć własną pomoc bez przypadkowego wyświetlania wszystkich roboczych komentarzy.
Przejście między slajdami a animacja obiektu
Przejście określa sposób zastąpienia jednego slajdu następnym. Animacja dotyczy elementu znajdującego się na slajdzie, na przykład pojawienia się podpisu. W panelu bocznym są to oddzielne obszary. Aby nadać proste przejście, wybierz miniaturę i otwórz panel przejścia slajdu. Ustaw spokojny efekt lub pozostaw zwykłą zmianę bez ozdobników. Następnie uruchom pokaz obejmujący dwa sąsiednie slajdy. Dopiero wtedy widać, do której granicy dokumentu przypisano wybrany efekt.
Do animacji zaznacz konkretny obiekt, otwórz panel animacji i dodaj efekt wejścia. W ćwiczeniu może to być pojedynczy podpis „Powrót” na schemacie. Ustaw rozpoczęcie po kliknięciu i sprawdź, czy pierwszy ruch prowadzącego ujawnia ten element, czy od razu przełącza cały slajd. Kolejność na liście efektów wpływa na przebieg pokazu. Jeżeli na slajdzie znajduje się kilka animacji, ich przypadkowe ustawienie łatwo daje rezultat sprzeczny z kolejnością wypowiedzi.
Opcje rozpoczęcia z poprzednim efektem oraz po poprzednim służą innemu sterowaniu niż osobne kliknięcie. Pozwalają łączyć lub automatyzować działania, ale wymagają próby czasu. Na początku wystarczy jeden efekt uruchamiany ręcznie, a dopiero potem druga pozycja. Nie trzeba nadawać ruchu wszystkim punktom listy. Przy przekazaniu pliku innemu programowi rozbudowane sekwencje mogą zachowywać się inaczej, dlatego prosty zestaw jest łatwiejszy do sprawdzenia niż kilkadziesiąt zależnych od siebie efektów.
PDF zwykle przedstawia statyczny stan stron i nie zastępuje dynamicznego pokazu. Jeżeli zrozumienie slajdu zależy od pojawiania się kolejnych elementów, przygotuj osobno wersję czytelną bez animacji albo rozdziel fazy na kilka slajdów. Dotyczy to także elementów, które początkowo przykrywają inne informacje. Odbiorca PDF powinien otrzymać kompletny, sensowny obraz, a nie zagadkę wymagającą odtworzenia działania oryginalnej prezentacji. To praktyczna różnica między materiałem do wystąpienia a dokumentem do późniejszego przeczytania.
Dźwięk i film w prezentacji przeznaczonej do przenoszenia
Multimedia wstawia się przez Wstaw, Dźwięk lub wideo, czyli Insert, Audio or Video. W niektórych układach menu polecenie znajduje się w grupie Media. Po wskazaniu pliku pojawia się obiekt, który można umieścić i dopasować na slajdzie. Warto rozpocząć od krótkiego własnego nagrania próbnego. Nie każdy format i zestaw kodeków będzie odtwarzany jednakowo na wszystkich systemach. Widoczny prostokąt filmu w edytorze nie potwierdza jeszcze, że na docelowym komputerze zadziała obraz, dźwięk, uruchomienie od właściwego miejsca i przejście do następnego slajdu.
Przy dodawaniu materiału sprawdź, czy zostaje osadzony, czy pozostaje powiązany z zewnętrznym plikiem. Ta możliwość oraz obsługiwane formaty zależą od rodzaju materiału i środowiska. Jeżeli prezentacja ma być przenoszona, zachowaj folder projektu wraz z mediami i wykonaj próbę po skopiowaniu go w inne miejsce. To pokaże brakujące zależności. Nie należy zakładać, że sam rozmiar ODP rozstrzyga wszystkie wątpliwości dotyczące przechowywania i dostępności każdego dodanego nagrania.
Podczas testu obejrzyj cały krótki fragment w trybie pokazu, a nie tylko pierwszą klatkę. Sprawdź głośność komputera, wyjście dźwięku i urządzenie podłączone przez HDMI. Dźwięk może trafiać do telewizora albo projektora zamiast do głośników laptopa. Jeśli film działa, lecz nic nie słychać, najpierw rozpoznaj wybrane urządzenie odtwarzające. Wielokrotne wstawianie tego samego pliku do kolejnych kopii slajdu nie naprawi niewłaściwego wyjścia audio w systemie.
Do ważnego wystąpienia przydaje się statyczny slajd zastępczy opisujący sens nagrania. Nie jest to powód do rezygnowania z filmu, lecz sposób na zachowanie ciągłości, gdy w sali nie działa dźwięk. W szkolnej prezentacji należy też uwzględnić zasady korzystania z cudzych materiałów i zgody dotyczące rozpoznawalnych osób we własnym nagraniu. Samo techniczne wstawienie pliku nie daje prawa do jego publicznego rozpowszechniania ani nie ustala, kto powinien mieć dostęp do gotowego dokumentu.
Uruchomienie pokazu i sterowanie z klawiatury
Pokaz od początku uruchamia się klawiszem F5 lub przez menu Pokaz slajdów. Shift + F5 rozpoczyna od bieżącego slajdu. To wygodne przy sprawdzaniu nowej animacji na końcu dokumentu, bez przechodzenia przez cały wstęp. Na niektórych laptopach klawisze funkcyjne wymagają dodatkowego Fn albo mają pierwszeństwo funkcji sprzętowych. Jeśli F5 zmienia inne ustawienie, skorzystaj z menu. Nie świadczy to automatycznie o błędzie prezentacji ani o konieczności zmiany jej formatu.
Do przejścia dalej zwykle służy spacja, strzałka w prawo lub kliknięcie, natomiast strzałka w lewo wraca do poprzedniej części. Przy animacjach jedno naciśnięcie może uruchomić kolejny efekt, a dopiero następne zmienić slajd. Właśnie dlatego próba wyłącznie przewijania miniaturek nie wystarcza. Trzeba wykonać pokaz w rzeczywistej kolejności i policzyć potrzebne działania. Dziecko prowadzące prezentację powinno wiedzieć, kiedy nastąpi odsłonięcie punktu, a kiedy całkowita zmiana obrazu.
Esc kończy pokaz. W jego trakcie można również wpisać numer slajdu i nacisnąć Enter, aby przejść do określonej części, jeżeli taka nawigacja jest potrzebna. Warto przećwiczyć to na krótkim dokumencie i znać przynajmniej numery głównych działów. Nie trzeba natomiast przerywać wypowiedzi, aby szukać slajdu w edytorze po każdym pytaniu. Rozpoznanie podstawowych poleceń daje większą swobodę niż liczenie wyłącznie na klikanie myszą bez znajomości stanu pokazu.
Podczas próby przejdź przez całość bez poprawiania dokumentu po każdym zdaniu. Zapisz zauważone problemy na kartce, zakończ pokaz i dopiero wtedy wykonaj poprawki. Pozwala to sprawdzić rzeczywisty przebieg od początku do końca. Jeżeli prezentacja ma osiem slajdów, nie zakładaj automatycznie ośmiu kliknięć, ponieważ sekwencje efektów zmieniają liczbę działań. Przed wystąpieniem wróć do pierwszego slajdu i zapisz plik, aby nie rozpoczynać przypadkiem od fragmentu wybranego podczas ostatniej korekty.
Drugi ekran i konsola prezentera
Konsola prezentera umożliwia oglądanie przez prowadzącego informacji innych niż obraz pokazywany publiczności. Może zawierać bieżący slajd, zapowiedź następnego, notatki i czas wystąpienia. Jej działanie wymaga odpowiedniej konfiguracji wyświetlaczy. Najpierw podłącz drugi ekran i ustaw w systemie rozszerzony pulpit, jeśli urządzenia mają pokazywać różną zawartość. Duplikowanie tego samego obrazu na obu ekranach nie daje takiego rozdzielenia, nawet gdy przewód i sam projektor działają poprawnie.
W ustawieniach pokazu wskaż ekran przeznaczony dla prezentacji i włącz konsolę, jeżeli nie jest aktywna. W nowszych wydaniach odpowiednie możliwości znajdują się w Pokaz slajdów, Ustawienia pokazu slajdów, w części wyświetlania. Starsze wersje mogą mieć dodatkowe ustawienia w opcjach Impress. Po uruchomieniu obejrzyj oba fizyczne ekrany. Nie wystarczy potwierdzić na laptopie, że wygląda to wygodnie dla autora. Trzeba sprawdzić, co faktycznie widzi osoba siedząca przed projektorem.
Jeśli obrazy zostały zamienione, użyj możliwości wymiany ekranów w konsoli lub popraw wyboru w ustawieniach. Notatki nie powinny przypadkowo trafiać na duży ekran. Przed właściwym wystąpieniem dobrze otworzyć próbny slajd z neutralnym tekstem, a dopiero po potwierdzeniu układu przejść do materiału. Przy prezentacji zdalnej dodatkowo trzeba sprawdzić, które okno albo ekran udostępnia komunikator. Prawidłowy obraz na projektorze nie rozstrzyga automatycznie tego, co otrzymują uczestnicy połączenia internetowego.
Na samym laptopie można oczywiście uruchomić zwykły pokaz, ale nie należy obiecywać takiej samej prywatnej konsoli jak przy dwóch rozdzielonych wyświetlaczach. W razie braku drugiego ekranu pomagają wydrukowane notatki albo krótki plan na kartce. Najważniejsze jest wcześniejsze rozpoznanie warunków, a nie szukanie ustawień w chwili rozpoczęcia. Jeżeli prezentację prowadzi dziecko, warto przećwiczyć także zamknięcie pokazu i powrót do pierwszego slajdu bez pomocy osoby siedzącej przy komputerze.
PDF, PPTX i zachowanie wersji do dalszej edycji
PDF przygotuj przez Plik, Eksportuj jako, Eksportuj jako PDF. Okno eksportu daje kontrolę nad zakresem stron, kompresją obrazów i dodatkowymi elementami. Przed zatwierdzeniem sprawdź zwłaszcza, czy nie są dołączane niepotrzebne strony notatek oraz ukryte slajdy. Wersja przeznaczona do czytania powinna zawierać właśnie materiał dla odbiorcy. Zachowaj ODP, ponieważ eksport statycznego dokumentu nie zastępuje wygodnej, pełnej edycji pierwotnych slajdów i ich zachowania w pokazie.
Po eksporcie otwórz rzeczywisty PDF w osobnym czytniku. Przejrzyj wszystkie strony, a nie tylko miniaturę pierwszej. Sprawdź polskie litery, zawijanie tekstu, wykresy i kadrowanie zdjęć. Jeśli na slajdzie użyto animacji, oceń, czy końcowy statyczny obraz ma sens. Warto również porównać liczbę stron z oczekiwaniem. Nieoczekiwanie dwukrotnie większy dokument może wynikać z dołączenia notatek, a brak fragmentu z wybrania jedynie ograniczonego zakresu podczas eksportowania.
Gdy odbiorca wymaga PPTX, użyj Zapisz jako i wybierz odpowiedni format PowerPoint. Zachowaj wcześniejszy ODP jako niezależną wersję źródłową. Ostrzeżenie o formacie informuje o możliwych różnicach zgodności; nie oznacza, że każdy zapis będzie błędny, ale wymaga sprawdzenia. Po zapisaniu otwórz kopię ponownie. Jeśli to możliwe, wykonaj również próbę w programie, którego użyje odbiorca. Szczególnie uważnie sprawdź czcionki, złożone kształty, multimedia, efekty i elementy umieszczone blisko krawędzi slajdu.
Samo przemianowanie rozszerzenia z ODP na PPTX nie jest konwersją. Program musi zapisać dokument w wybranym formacie. Podobnie PDF nie staje się edytowalną prezentacją po zmianie nazwy pliku. Do wysyłki można przygotować dwie jasno opisane kopie: PDF do czytania i wymagany plik prezentacji do pokazu. Nazwy powinny pozwalać je odróżnić bez otwierania. Unikaj wielu wersji nazwanych kolejno „ostateczna”, „ostateczna2” i „naprawdę gotowa”, ponieważ utrudniają rozpoznanie zatwierdzonego materiału.
Ostatnia próba i naprawa typowych usterek
Jeżeli po otwarciu na innym komputerze zmieniają się podziały wierszy, sprawdź dostępność użytych czcionek. Inny krój zastępczy może mieć różne szerokości znaków i przesunąć treść. Nie poprawiaj wtedy każdego slajdu przypadkowymi spacjami. Lepiej użyć dostępnego, sprawdzonego kroju i ponownie ocenić całość albo przygotować PDF dla wersji statycznej. Największe ryzyko występuje przy ciasno wypełnionych ramkach, w których nawet mała zmiana szerokości liter wypycha ostatni wiersz poza zaplanowany obszar.
Zniknięte zdjęcie kieruje uwagę na sposób osadzenia i dostępność powiązanego pliku. Brak dźwięku wymaga sprawdzenia urządzenia wyjściowego oraz materiału źródłowego. Niewidoczny slajd może być ukryty, a niespodziewany przeskok wynikać z ustawionego czasu automatycznego. Takie diagnozy są bardziej użyteczne niż wielokrotne zapisywanie dokumentu pod nowymi nazwami. Warto zmieniać jeden rozpoznany parametr naraz, uruchomić krótki test i dopiero po potwierdzeniu poprawy wrócić do pozostałych części prezentacji.
Gotową kopię przenieś do folderu przeznaczonego do wysłania i otwórz właśnie stamtąd. Odłącz na próbę dostęp do materiałów roboczych tylko w bezpieczny sposób, bez usuwania oryginałów. Celem jest sprawdzenie, czy przygotowany zestaw naprawdę wystarcza do uruchomienia pokazu. Jeśli potrzebne są osobne multimedia, dołącz je zgodnie z rozpoznaną strukturą. Plik pozostawiony jedynie w innym katalogu domowego komputera nie pojedzie na szkolne wystąpienie razem z samym pendrivem zawierającym ODP.
Na końcu zachowaj dokument roboczy, sprawdzoną kopię do pokazu i ewentualny PDF. W ośmioslajdowym ćwiczeniu powinny działać układy, wspólny wzorzec, ilustracja, tabela, wykres, notatki i podstawowa nawigacja. Nie trzeba dokładać kolejnych efektów, aby uznać projekt za ukończony. Umiejętność świadomej poprawy tych elementów daje podstawę do większej prezentacji. Przy następnym temacie można wykorzystać opanowane narzędzia, zamiast za każdym razem od nowa szukać sposobu na zapis, wyrównanie i uruchomienie pokazu.